A meta do Lean é a mudança e costumo dizer que o fator humano na gestão de mudança é o principal fator para que o processo de transformação dentro de uma empresa seja bem-sucedido.
Uma mudança organizacional, seja ela qual for, passa pelas etapas de: planejamento, execução e controle de todas as modificações que a organização precisa passar, pois o objetivo é minimizar os impactos negativos e maximizar os benefícios. Mas não se engane ao acreditar que elas podem ser evitadas. Muito pelo contrário, um negócio vai, e deve, passar por diversas transformações ao longo da sua trajetória.
O papel da gestão de mudanças é tornar esse necessário processo, mais fluido e proveitoso através de uma abordagem estruturada, que inclui a identificação de mudanças necessárias, criação de um plano de ação a ser implementado e comunicação adequada e assertiva.
Continue a leitura e saiba qual é a minha visão sobre a gestão de mudanças para as organizações.
O que é gestão de mudanças?
A gestão de mudanças, além de garantir que processo de transformação seja bem sucedido, também comunica, oferece suporte, influência e conduz os colaboradores para que transitem do seu estado atual, para o estado ideal da maneira mais eficaz. Inclusive, na minha opinião, a comunicação assertiva é um dos aspectos chaves para o sucesso da transformação organizacional.
Durante a minha experiência trabalhando diretamente com empresas que não realizaram o gerenciamento de mudanças da maneira adequada, pude perceber a ocorrência de diversos gargalos, como o aumento dos custos, a redução da produtividade dos funcionários, a insatisfação dos clientes e funcionários.
Quando fazer a gestão de mudanças?
A gestão de mudanças é necessária sempre que uma organização precisa implementar mudanças significativas em seus processos, sistemas, estrutura organizacional ou cultura. Algumas situações comuns que podem exigir a gestão de mudanças incluem:
- Mudanças nos processos de negócios: a implementação de novos processos ou de processos já existentes exige uma gestão qualificada para garantir que a transformação seja bem-sucedida e não afete negativamente a organização.
- Mudanças nos sistemas: uma boa gestão de mudanças durante a implementação de novos sistemas, como um novo sistema de gerenciamento de projetos ou um novo sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), assegura que essa transição ocorra sem interrupções ou problemas de usabilidade.
- Mudanças na estrutura organizacional: durante mudanças na estrutura organizacional, como a fusão de duas empresas ou a reorganização de departamentos, é importante contar uma boa gestão para garantir que a transformação seja implementada com sucesso, sem afetar negativamente a cultura organizacional.
- Mudanças na cultura organizacional: a mudança na cultura organizacional, como a implementação de uma nova política de diversidade ou alteração da estratégia de comunicação interna, pode exigir a gestão de mudanças para garantir que a transformação seja aceita e adotada pelos funcionários.
Em resumo, sempre que uma mudança significativa é necessária na organização, é importante realizar a gestão de mudanças para garantir que a transição seja bem-sucedida e que os resultados desejados sejam alcançados.
Qual o objetivo da gestão de mudanças?
De maneira geral, posso afirmar que o objetivo da gestão de mudanças é garantir que as transformações necessárias sejam conduzidas de modo que a organização possa aproveitar o seu verdadeiro potencial de crescimento. Faz parte desse processo organizar e estruturar todas as etapas, levando a empresa do ponto “A” para o ponto “B” de maneira planejada e estruturada.
Os principais objetivos da gestão de mudanças são:
Minimizar os riscos
A gestão de mudanças ajuda a identificar e mitigar os riscos associados à implementação de mudanças, reduzindo a possibilidade de impactos negativos no desempenho da organização.
Maximizar os benefícios:
A gestão de mudanças ajuda a identificar e maximizar os benefícios potenciais das mudanças, como aumento da eficiência, redução de custos, melhoria da qualidade, melhoria do clima organizacional e aumento da competitividade.
Engajar as partes interessadas:
A gestão de mudanças visa envolver as partes interessadas, como funcionários, clientes e fornecedores no processo de mudança, garantindo que todos estejam cientes das mudanças para que possam oferecer feedback e suporte durante o processo.
Quais são os pilares da gestão de mudanças?
Atingir esses objetivos exige que a gestão de mudanças siga alguns princípios básicos para que a adaptação da empresa quanto às mudanças seja o mais positiva possível. Considero os 6 pilares a seguir, essenciais para a implementação de qualquer transformação de uma empresa:
- Liderança: um líder deve ser a primeira pessoa a acreditar nas mudanças empresariais, pois somente assim ele poderá vender essa ideia de modo que os colaboradores também tornem-se fiéis a ela. Afinal, é por meio de um líder que os funcionários irão saber em primeira mão sobre todas as mudanças que irão ocorrer, e é nesse momento que as opiniões irão se formar. Kotler sugere que, para uma mudança ser bem-sucedida, 75% da gerência de uma empresa precisa ser engajada.
- Comunicação: é fundamental envolver e comunicar com as partes interessadas de forma clara, transparente e frequente, para garantir que todos entendam a necessidade, a razão e os benefícios da mudança. Gosto sempre de enfatizar que a comunicação é o pilar para qualquer gestão eficiente, principalmente tratando-se da gestão de mudanças.
- Planejamento: desenvolver um plano claro, estruturado e realista, deve ser um dos primeiros passos antes de implementar a mudança de fato. É essencial que o planejamento inclua uma análise detalhada dos impactos, riscos e benefícios, bem como as medidas necessárias para minimizar os riscos e maximizar os benefícios, que são um dos principais objetivos do processo.
- Capacitação e treinamento: os colaboradores precisam estar capacitados e preparados para lidar com as mudanças, seja através de treinamentos, coaching ou outras iniciativas. Isso porque, adaptar-se a novos comportamentos e práticas é uma das etapas mais difíceis, uma vez que quebrar um hábito é um processo demorado e complexo.
- Engajamento: é fundamental envolver e engajar as pessoas na mudança, ouvir suas opiniões e preocupações, fornecer apoio e incentivar a participação ativa. De acordo com a minha experiência, isso promove mais aceitação dos funcionários e colabora para um ambiente mais agradável e adaptável às mudanças.
- Monitoramento e avaliação: é importante monitorar e avaliar continuamente os resultados da mudança, para identificar problemas, ajustar a abordagem e manter o foco nos objetivos e resultados desejados.
Como fazer a gestão de mudanças?
De acordo com John Kotter, professor de Harvard, 70% das mudanças organizacionais falham. A partir desse dado, Kotter criou uma metodologia com 8 passos que acredito ser muito eficaz para colocar em prática qualquer transformação empresarial.
Crie um senso de urgência
É claro que cada mudança possui o seu tempo ideal para ser implementada, mas é importante que todos os envolvidos saibam que elas devem começar a ser aplicadas o mais rápido possível. No entanto, isso não significa que o processo deve ser iniciado antes de existir um planejamento.
Sempre indico que os gestores devem demonstrar que existe um prazo limite para que elas ocorram e que, caso isso não aconteça, haverá consequências negativas para a empresa.
Forme alianças necessárias
Encontrar resistência durante o processo de mudança é natural. Nem todo mundo está pronto para sair da sua zona de conforto e por isso, custam a acreditar que os efeitos serão positivos. Por esses motivos, uma empresa precisa contar com aliados, como determinados colaboradores e stakeholders, para que a transformação tenha cada vez mais adeptos e consequentemente, mais aceitação por parte de todos.
Estabeleça uma visão e objetivo para mudança
É necessário ter uma visão clara do que se deseja alcançar com a mudança e estabelecer objetivos SMART (específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado) para direcionar a ação.
Aqui na Deploy, sempre indico que o “estado ideal” deve ser definido antes de qualquer plano ser executado, seguindo os valores e posicionamento da organização. Mais do que apenas um objetivo e KPIs, a visão deve ser envolvente e engajadora, para que as pessoas realmente queiram fazer parte da mudança.
Comunique a visão
Talvez essa seja uma das etapas mais decisivas sobre o quanto as pessoas realmente irão acreditar e comprar a ideia da mudança. Como mencionei anteriormente, a comunicação sobre a transformação que será implementada e a visão por trás disso, será o primeiro contato dos funcionários com essa necessidade. Por isso, é necessário que as mudanças sejam vendidas pelas pessoas que realmente acreditam nela.
Somente assim, será possível contar com um plano de ação executado por pessoas que realmente compram o seu propósito e não apenas desempenham o que lhes foi exigido. Há uma grande diferença no resultado dessas duas situações, acredite.
Empodere os funcionários
Depois de transmitir o propósito da mudança e fazer as equipes acreditarem na sua necessidade, você precisa mostrar que a participação dos colaboradores nesse processo é bem-vinda e que todos têm o poder de transformar.
Para isso, forneça todos os recursos necessários, como treinamentos, softwares e hardwares para que eles tenham a oportunidade, e queiram, dedicar-se a isso pois sentem-se incentivados.
Gere resultados de curto prazo
Veja os resultados de curto prazo como “pequenas vitórias”. A cada etapa concluída, comemore com todas as pessoas fizeram parte desse processo. Isso empolga e motiva os colaboradores a continuarem no mesmo caminho.
A minha recomendação, é criar “marcos” no seu cronograma para que essas conquistas sejam sinalizadas e ao final de tudo, seja possível obter uma visão macro de todo o processo.
Consolide as conquistas
Do mesmo modo que o tópico anterior, acredito que as conquistas devem ser sinalizadas e apontadas, mas também com o objetivo de tangibilizar os resultados de cada etapa do planejamento.
Implemente mudanças na cultura organizacional
A cultura organizacional deve acompanhar as mudanças implementadas na empresa e absorver os novos valores e comportamentos conquistados. É importante que esteja bem alinhada com todas as transformações que foram absorvidas pela organização até o momento, uma vez que o ambiente de trabalho será definido pela cultura que os profissionais praticam todos os dias.
Sempre que me reúno com empresários e gestores, gosto de enfatizar que a minha visão sobre a cultura organizacional possui uma forte relação com o comportamento humano de uma empresa, pois acredito que a maneira como ela é conduzida facilita a tomada de decisões de todos os integrantes de uma corporação. Por isso, é indispensável que a cultura da sua empresa esteja em harmonia com todas as mudanças.
Ainda que esses passos sejam muito eficientes para uma gestão de mudanças eficaz, preciso frisar que não existe fórmula e muito menos certo ou errado.
Quais são os agentes da mudança?
Os agentes da mudança podem ser definidos como “céticos positivos”, “céticos negativos”, “patrocinadores” e “promotores”. Os céticos são aqueles que possuem razões e medos próprios para desconfiar das mudanças que lhes foram impostas.
Como consultor, acho importante enfatizar que ouvir o que eles têm a dizer e abrir um canal de comunicação acolhedor, irá auxiliar o processo de mudança e encurtará o tempo de resistência. A grosso modo, posso dizer que os céticos positivos irão canalizar as suas ideias para a ação e os céticos negativos, irão lidar com os medos de maneira construtiva.
Os patrocinadores e promotores, por sua vez, geralmente assumem o papel de liderança e respondem a “fatores de atratividade”, isto é, condições que justificam a sua receptividade às mudanças. Oferecer a oportunidade para que essas pessoas possam envolver-se de maneira cada vez mais participativa, permite que as chances de obter o apoio e energia necessária para que a transformação seja o mais positiva possível, aumentem.
5 passos que permitem enfrentar fatores subjetivos
Para que a mudança não seja sabotada pelas emoções, gostaria de te apresentar os 5 passos que permitem enfrentar fatores subjetivos — como as reações emocionais ou políticas — estudados pelas especialistas Ellen Austen e Trish Ruebottom.
De acordo com esse estudo, acredita-se que sentimentos como ceticismo, medo e pânico em relação às mudanças, cria resistência a qualquer transformação e sabota ideias inovadoras. Isso gera desperdício de tempo e energia, em prol de interesses individuais de curto prazo que não condizem com os objetivos da organização.
Atendo com recorrência empresas que não controlaram os sentimentos negativos de seus colaboradores e deixaram com que a resistência à mudança prejudicasse o desempenho e a produtividade. Reverter a situação e tirar proveito das emoções e da política é a melhor maneira de realizar uma gestão de mudanças eficiente.
Os 5 passos a seguir, foram criados com a finalidade de permitir que os líderes possam lidar com esses aspectos da maneira mais proveitosa possível, identificando os gargalos e usufruindo da experiência e habilidade dos patrocinadores e promotores.
Passo 1: Mapeie o cenário político
Querendo ou não, o cenário político irá impactar a gestão de mudanças da sua empresa. Compreender isso é o primeiro passo para que esse fator não seja um impeditivo para o sucesso da transformação.
Primeiramente, identifique todos os fatores políticos que podem afetar o seu negócio e depois, analise quais eventos podem ocorrer no futuro. Isso irá permitir que você tenha uma visão mais ampla sobre esse contexto, o que irá possibilitar que você obtenha uma tomada de decisão mais fundamentada e precisa.
Passo 2: Identifique os tomadores de decisão de cada grupo
Identificar os tomadores de decisão de cada grupo, ou seja, aqueles que possuem um perfil de liderança, irá permitir que você possa contar com a sua influência para implementar um processo de mudança mais agradável.
Abaixo, seguem algumas características que considero essenciais em um líder e acredito que devem ser levadas em consideração no momento de identificar os tomadores de decisão.
- Visão estratégica: os líderes geralmente possuem uma visão clara e estratégica de negócio, sendo capazes de identificar oportunidades e ameaças e a partir disso, definir metas e objetivos.
- Habilidade de comunicação: a comunicação de um líder é o que vai proporcionar aos seus liderados, um norte sobre o que está acontecendo dentro da organização e quais são os próximos passos a serem seguidos. Por isso, a sua visão precisa ser transmitida de forma clara e inspiradora.
- Orientação para resultados: líderes em uma empresa são orientados para pensar em resultados, sendo qualificados para definir metas e objetivos claros a fim de garantir que a equipe trabalhe em direção a eles. Faz parte de uma habilidade de um bom líder, avaliar o desempenho da equipe e tomar medidas corretivas quando necessário.
- Capacidade de motivar: um bom líderes sabe motivar e inspirar a sua equipe a trabalhar duro e alcançar seus objetivos da maneira correta, além de também conseguir reconhecer e recompensar o seu bom desempenho.
- Habilidade de tomada de decisão: líderes em uma empresa são capazes de tomar decisões difíceis e rápidas quando necessário, avaliando as informações e considerando todas as consequências de suas decisões.
Em resumo, o perfil de liderança em uma empresa é caracterizado por habilidades estratégicas, interpessoais e de tomada de decisão. Líderes eficazes são capazes de liderar suas equipes em direção aos objetivos da empresa e garantir o sucesso da organização.
Passo 3: Avaliar a receptividade desses formadores de opinião à mudança
Após identificar os formadores de opinião, você precisa compreender se eles realmente são receptivos à mudança que será implementada. Para isso, apresente os reais motivos para essa transformação acontecer e aponte a sua importância para a empresa. Caso a opinião dessas pessoas seja positiva, comece a determinar os próximos passos e trace um plano de ação para fazer com que a mudança também seja bem recebida pelos demais colaboradores.
Os formadores de opinião, podendo ser considerados “patrocinadores e promotores”, podem ser verdadeiros aliados para tornar os “céticos positivos” e “céticos negativos” mais receptivos à mudança, auxiliando nos seus medos e temores. Confira no tópico abaixo, a melhor forma de lidar com esses agentes.
Passo 4: Como lidar com o medo dos céticos
Por mais simples que uma mudança possa parecer, sempre haverá pessoas desacreditadas na sua necessidade, ainda que seja obviamente benéfica para a organização. É comum que o medo de sair da zona de conforto fale mais alto do que qualquer vantagem que possa apresentar. Essas pessoas são chamadas de “céticos” e podem ser classificadas como “céticos positivos” ou “céticos negativos”, geralmente sendo responsivos a “potenciais fatores de temor”. Os fatores de temor, são as razões que trazem o medo da mudança à tona.
Confira abaixo alguns exemplos e possíveis ações que poderiam resolvê-los:
Cétricos positivos:
Potencial fator de temor:
- “Nossa equipe possui a capacidade de resolver essas questões, mas temos medo das consequências caso isso não funcione”
Possíveis ações:
- Criar um ambiente que estimule o “erro criativo”;
- Absorva o erro rapidamente e de forma barata, aprendendo com a experiência.
Céticos negativos:
Potencial fator de temor:
- “Não entendo essa mudança”
Possíveis ações:
- Reservar um tempo para ouvir as percepções sobre o motivo dessa opinião;
- Desenvolver narrativas que criem uma conexão emocional com o relato dessas pessoas;
- Deixar com que os céticos ajudem a contornar os processos.
Passo 5: Como mobilizar patrocinadores e promotores
Ao contrário dos céticos, um patrocinador possui responsabilidades que envolvem trabalhar nos bastidores e tranquilizar os céticos positivos e negativos a respeito das mudanças. Geralmente essa pessoa é um vice-presidente que já liderou difíceis mudanças no passado e acredita que a iniciativa de uma nova transformação é essencial para a organização. Já o promotor, possui amplas conexões com a maioria dos integrantes da empresa. Enquanto os patrocinadores oferecem sustentação para as iniciativas, os promotores possuem o papel de traduzir a estratégia em narrativas específicas, com foco em diferentes áreas da corporação.
Confira abaixo os potenciais fatores de atração desses agentes e quais seriam as melhores ações para incentivar ainda mais esses comportamentos.
Patrocinadores:
Potencial fator de atração:
- “Acredito que essa mudança realmente irá beneficiar a empresa”
Possíveis ações:
- Pedir que eles elaborem um plano para inspirar e envolver demais colaboradores;
- Convidá-los a encontrar uma conquista inicial decorrente da mudança, reforçando seus benefícios;
- Convidá-los a divulgar a propagar a iniciativa.
Promotores:
Potencial fator de atração:
- “Tenho ótimas ideias para essa mudança e espero que elas sejam ouvidas”
Possíveis ações:
- Desde o início, peça opiniões sobre o processo da mudança e o seu conteúdo;
- Oferecer oportunidades de liderança;
- Reconhecer o “senso de propriedade” daqueles que compartilham ideias e mostram apoio à mudança.
Contar com diferentes patrocinadores e promotores, na minha opinião, é uma das melhores formas de evitar a sobrecarga que as mudanças normalmente causam aos empresários. Assim, cada “agente” pode ser responsável por apenas uma fase do processo, por exemplo. Independente de como essa estrutura será executada, o papel de um líder na gestão de mudanças é observar as atitudes políticas e emocionais a fim de explorá-las enquanto a mudança ocorre.
Quais os benefícios da gestão de mudanças?
Acredito que é uma grande virtude de uma empresa reconhecer que precisa passar pelo processo de mudança. Conheço empresários que possuem aversão a mudanças por acreditarem que manter as coisas do jeito que elas estão, é a melhor forma para manter os resultados. Com frequência eu ouço “Mas Fabris, por qual razão vou mudar algo que já está dando certo?” A verdade é que, por vezes, você realmente não precisa mudar nada na sua empresa. Mas para que o seu negócio possa contar com melhorias contínuas e resultados cada vez maiores, é preciso estar sempre atento a potenciais oportunidades de upgrades.
Confira abaixo alguns benefícios que considero como os principais da gestão de mudança:
Adaptabilidade:
A adaptabilidade é uma das vantagens fundamentais da gestão de mudanças, pois permite que a organização se ajuste rapidamente às mudanças internas e externas. Uma empresa que possui uma fácil capacidade de adaptação, é capaz de lidar com as mudanças que ocorrem em seu ambiente de negócios, como as transformações nas tendências do mercado, novas regulamentações governamentais ou tecnologias emergentes. Sendo assim, ela pode manter-se competitiva e relevante em seu setor.
A gestão de mudanças, portanto, age para tornar esse processo de adaptabilidade mais eficaz e deve incentivar os funcionários a serem abertos às mudanças e enxergá-las de modo positivo.
Melhoria contínua:
Implementar a gestão de mudanças em uma organização proporciona a oportunidade de obter melhorias contínuas nos processos, o que significa que as chances de crescimento do negócio podem aumentar consideravelmente. Afinal, o crescimento está diretamente relacionado com a constante procura por inovação e resolução de possíveis gargalos que podem estar prejudicando a produtividade ou as entregas.
Aumento da produtividade:
A produtividade de uma organização pode ser impactada positivamente pela gestão de mudanças, pois permite que a empresa faça transformações planejadas e estruturadas em seus processos, sistemas e pessoas. Aqui na Deploy, sempre enfatizo que uma organização estratégica é a chave para que a equipe como um todo obtenha um ótimo desempenho.
De maneira geral, costumo dizer que a gestão de mudanças auxilia que a produtividade não seja afetada negativamente durante a transição e por isso, esse é um dos principais motivos que considero a implementação desse processo essencial durante esse momento de transformação dentro de uma empresa. A partir da perspectiva da gestão de mudanças, treinamentos e desenvolvimento para funcionários que possam lidar da melhor forma durante esse momento, o tornando menos conturbado e mais esclarecedor.
Redução de riscos:
A gestão de mudanças pode ajudar a reduzir os riscos associados à implementação de mudanças em uma organização, uma vez que trata-se de um processo estruturado que envolve a identificação, análise e mitigação de riscos antes da implementação de mudanças. Portanto, uma boa gestão deve envolver planejamento, teste e implementação controlada de cada etapa do processo, o que minimiza os riscos de interrupções nos negócios, falhas de sistemas ou outras consequências negativas que possam ocorrer devido à mudança.
Maior competitividade:
A gestão de mudanças pode ajudar as empresas a se manterem competitivas, permitindo que elas se adaptem rapidamente às mudanças no mercado e adotem novas tecnologias e práticas de negócios de forma eficaz.
Principais desafios da gestão de mudanças
Percebo que embora a gestão de mudanças proporcione diversos benefícios às organizações, é comum que os empresários se deparem com diversos desafios durante a sua implementação. Por isso, gostaria de finalizar este artigo apresentando quais dificuldades você pode encontrar ao concretizá-la, para que você possa antecipar-se a elas.
Os principais desafios que observo as organizações enfrentando, são:
Resistência à mudança:
A resistência pode vir não só dos funcionários, mas também de outros stakeholders que compõem uma organização, como fornecedores, clientes e até mesmo gerentes.
A resistência pode ser causada por diversas razões, como medo do desconhecido, perda de poder ou status, falta de confiança na liderança, preocupação com a segurança no emprego, falta de informação ou comunicação inadequada. Para superar essa situação, é necessário adotar uma abordagem estratégica de gestão de mudanças.
Uma estratégia eficaz de gestão de mudanças envolve a comunicação clara e eficaz com todos os envolvidos no processo de mudança. É indispensável que a pessoa que está liderando esse projeto, demonstre um forte compromisso com a mudança e comunique seus benefícios de forma clara e transparente.
A oferta de treinamento e suporte adequados para a equipe pode ajudar a aumentar a aceitação e a adoção da mudança. Aconselho que as metas sejam estabelecidas de maneira clara e transparente para que a aceitação seja mais fácil e o processo, mais eficaz.
Falta de liderança adequada:
A falta de uma liderança adequada durante o processo de mudança pode desmotivar a equipe e desencorajá-la. Um líder que não transmite confiança durante a transição, não pode esperar que seus liderados estejam seguros em relação a ela. A minha recomendação para solucionar isso, é primeiramente acreditar na importância da mudança e comunicá-la de maneira assertiva.
Sempre digo que um bom líder conhece seus colaboradores e seu negócio. Utilize isso a seu favor na hora de informar a necessidade da mudança persuasivamente e esteja disponível para ouvir as preocupações e ideias dos funcionários. Com certeza isso irá contribuir para um ambiente de trabalho colaborativo e inclusivo.
Falta de maturidade e capacidade de mudança organizacional:
A maturidade de mudança organizacional vem do entendimento que a gestão de mudanças deve ser tratada como um projeto, sendo chamado de Enterprise Change Management (ECM). A capacidade de mudança, portanto, é uma competência organizacional e deve ser iniciada a partir da definição dos objetivos da transformação.
Aconselho que você comece o processo perguntando-se “O que posso fazer para a capacidade de mudança ser um projeto?”. A partir disso, você pode definir um patrocinador, criar o termo de abertura da mudança e avaliar o estado atual e a maturidade organizacional do projeto.
E se você quiser conceber as ideias discutidas neste artigo com mais profundidade e avançar na transformação LEAN, entre em contato comigo.
Me conte como você desenvolveu a gestão de mudanças na sua empresa nos comentários deste artigo.
