Quando falamos sobre resolução de problemas, não há uma única abordagem que se aplique para todos os tipos de problemas existentes.
Gosto sempre de enfatizar que cada desafio requer uma estratégia adaptada ao seu grau de complexidade.
Os problemas simples, por exemplo, exigem a implementação de um processo mais direto, como um A3 simplificado.
Já os problemas complexos, é necessário que seja um processo mais abrangente, como um A3 complexo, que envolve uma abordagem mais aprofundada e multifuncional.
No caso dos problemas que precisam ser resolvidos imediatamente, é importante que eles sejam trabalhados prontamente, além de documentar todas as soluções implementadas.
Adquirir esse conhecimento é indispensável para obter assertividade na resolução e eliminar desperdício de tempo com soluções não eficazes.
Vamos entender sobre cada um dos graus de problemas durante este artigo e suas abordagens.
Problemas simples
Os obstáculos que podem ser solucionados e identificados com mais facilidade, são chamados de problemas simples.
Geralmente as suas questões envolvem mais clareza, sendo bem definidas e pouco variáveis. Ou seja, os objetivos para a sua resolução são muito claros e facilmente compreendidos.
As suas causas também são facilmente identificadas, sem a necessidade de uma análise complexa, tendo resultados até mesmo bastante previsíveis.
Devido a isso, podemos dizer que são problemas de baixa complexidade, com soluções diretas e ágeis.
Para que a resolução seja efetiva, as estratégias não precisam ser elaboradas ou envolver mudanças significativas nos processos.
O “A3 Simplificado” é a ferramenta ideal para solucionar os desafios que são relativamente simples, tendo sido originados no sistema de gestão Lean.
Conheça os principais elementos que fazem parte desse processo:
- Identificação do problema: descreva detalhadamente o que está acontecendo, qual é o seu impacto e por que é importante resolvê-lo.
- Análise da situação atual: faça uma breve análise da situação atual e entenda as principais causas do problema, sendo possível buscar por ferramentas como a 5W2H, 5 porquês, etc.
- Descrição de metas e objetivos: estabeleça metas claras e realistas para a resolução do problema, respondendo às seguintes perguntas: (1) O que você espera alcançar ao final do processo? (2) Quais são os critérios de sucesso?
- Identificação e implementação das soluções: realize um brainstorming com a sua equipe para gerar ideias que solucionem o desafio. Em seguida, implemente as propostas que foram levantadas.
- Acompanhamento e avaliação: acompanhe os resultados após a implementação e verifique se as metas que foram definidas anteriormente atingiram as expectativas.
- Padronização: caso a solução tenha sido bem-sucedida, realize a padronização dos novos processos ou atividades que evitem a ocorrência do problema.
Este método permite que seja encontrada uma solução rápida e eficiente para o obstáculo, que embora seja simples, é importante que seja solucionado o mais rápido possível para que ele não se transforme em um problema complexo.
Problemas complexos
Ao contrário dos problemas simples, os complexos são os desafios que apresentam características difíceis de compreender e resolver.
Isso ocorre porque há diversas variáveis, incertezas, interdependências e consequências significativas, o que torna a sua análise e resolução mais complicadas.
Percebo que a maioria dos problemas complexos presentes dentro das empresas, têm múltiplas causas interconectadas e por isso, é tão difícil encontrar a sua causa raiz, as quais podem ser de aspecto técnico, organizacional, comportamental ou sistêmico.
Quando as informações são limitadas e contraditórias, a situação torna-se ambígua e mal definida.
Além disso, vejo que há uma certa dificuldade de resolver os obstáculos que possuem interdependências, em que as ações tomadas para resolver um aspecto impactam outros setores da organização, por exemplo.
A resolução acaba sendo crítica para o sucesso do negócio, gerando medos e inseguranças nos colaboradores.
Outro aspecto distinto dos problemas simples, é que uma resolução dos problemas eficiente não está em respostas óbvias. Isso exige criatividade e inovação, sendo necessário ir para o famoso caminho “pensar fora da caixa”.
Alguns exemplos de problemas complexos podem ser lidar com gestão de crise, seja ela financeira, ambiental, sociocultural ou de qualquer outra natureza.
Em situações como essas, é indispensável tomar decisões rápidas e coordenar respostas complexas.
Exatamente por esses motivos, existem abordagens que buscam facilitar e otimizar esses processos, como a “A3 Complexo”, ferramenta que faz parte da metodologia do Lean Thinking.
Essa é uma técnica amplamente utilizada com o objetivo de gerar melhoria contínua aos processos da empresa.
Os elementos que fazem parte da abordagem “A3 Complexo” são os mesmos do tópico anterior, contendo apenas alguns passos a mais.
Confira todas as suas etapas:
- Definição do problema: embora seja difícil realizar a definição dos problemas complexos, é importante sedimentar cada processo para obter clareza no que precisa ser solucionado.
- Análise da situação atual: posteriormente, analise detalhadamente a situação atual e utilize ferramentas específicas para encontrar a causa raiz e obter informações precisas.
- Definição de metas e objetivos: é importante que você defina critérios claros para o sucesso da resolução, de modo que você saiba exatamente quando o problema estiver resolvido.
- Análise de alternativas: em razão da complexidade do problema, perceba quais são as alternativas de solução, realizando avaliações sobre cada uma com base em critérios como eficácia, custo, tempo e viabilidade.
- Plano de ação: a partir da escolha das alternativas, desenvolva um plano de ação para garantir que as atividades pensadas serão executadas, atribuindo responsabilidades e estabelecendo prazos.
- Implementação e acompanhamento: implemente as ações conforme o planejado, acompanhando de perto o processo e fazendo os ajustes necessários.
- Avaliação e padronização: verifique se as metas foram alcançadas e se o problema foi resolvido de maneira satisfatória.
- Lições aprendidas: documente as lições aprendidas ao longo do processo de resolução de problemas, anotando os pontos negativos e positivos de cada etapa. Isso irá auxiliar a equipe a evitar a recorrência de problemas semelhantes no futuro.
A resolução de problemas complexos não é fácil e nem simples, mas pode ser otimizada através dessa abordagem estruturada e sistemática.
Na minha visão, é indispensável que os envolvidos na busca pela sua solução possuam habilidades de pensamento crítico, criatividade e proatividade.
Problemas imediatos
Nem todos os problemas exigem um longo processo de resolução.
Pelo contrário, há determinados desafios que precisam ser resolvidos de maneira imediata.
Eles são caracterizados pela sua urgência em encontrar uma solução a fim de evitar consequências negativas, como a perda de um cliente importante, por exemplo.
Frequentemente recebo a seguinte pergunta: “Fabris, o que posso fazer para evitar o surgimento de problemas imediatos e parar de apagar incêndios a todo momento?”.
A minha perspectiva é que tudo volta para os processos.
Quando os processos de uma empresa não estão bem claros e estruturados, há maiores chances de falhas, principalmente as que se relacionam com obstáculos que precisam ser resolvidos prontamente.
Por exemplo, caso um funcionário de uma franquia do setor alimentício esqueça de seguir os procedimentos adequados de cocção de um hambúrguer, provavelmente haverá uma reclamação do cliente e a ação corretiva será refazer o pedido.
No entanto, será necessário avaliar o motivo pelo qual o colaborador esqueceu de executar essa etapa e implementar medidas preventivas para que isso não ocorra novamente.
Além de gerar frustração no cliente e fazer com que ele passe por uma experiência ruim, a organização também precisará lidar com desperdícios de matéria-prima, gerando custos desnecessários.
De acordo com a minha experiência, esse problema geralmente está nos processos da empresa, que precisam ser reavaliados e reestruturados.
Os colaboradores precisam entender sobre cada processo e isso consequentemente irá gerar menores chances de falha das próximas vezes.
Você sabe diferenciar os problemas simples, complexos e imediatos da sua empresa? E mais do que isso: você sabe lidar com eles?
Caso essa seja uma dificuldade no seu negócio, entre em contato comigo. Vamos trabalhar juntos na construção de melhoria contínua da sua empresa.
