O MASP é uma das metodologias que utilizo com mais frequência na busca pela resolução dos problemas.
Acredito que com ele, é possível atingir um resultado com melhor qualidade e de uma forma que todos os envolvidos no problema possam participar ativamente no processo.
Isso consequentemente promove o desenvolvimento pessoal de cada colaborador e também, gera uma sinergia valiosa entre a equipe.
Dentro do MASP, há diversas Ferramentas da Qualidade que podem ser utilizadas para alcançar os resultados esperados com mais facilidade.
Neste artigo, vou te apresentar os principais métodos e como usá-los com assertividade.
O que é a metodologia MASP
A metodologia MASP é uma sigla em inglês para “Análise e Resolução de Problemas”.
Trata-se de uma forma sistemática para realizar ações preventivas e corretivas com o objetivo de eliminar pequenas e grandes falhas, sendo um recurso que executa um plano de ação para problemas que já ocorreram na organização ou ainda podem surgir.
Através de uma análise de processos que torna a produção mais enxuta, é possível identificar erros com mais facilidade e trabalhar de maneira imediata para solucioná-los.
Qual a importância do MASP?
Ao aplicar o MASP para a resolução de problemas, é possível identificar as origens subjacentes e examinar se elas seguem padrões, processos e atividades habituais.
Na minha perspectiva, essa metodologia facilita na adoção do pensamento enxuto, auxiliando na visualização clara do mindset Lean, uma vez que é necessário seguir uma sequência completa de passos para alcançar os resultados desejados.
Acredito que a união entre a sábia utilização das metodologias certas e o pensamento voltado para o mindset Lean, é a chave para o sucesso de um empreendimento e da resolução dos seus problemas.
Continue a leitura para compreender melhor quais ferramentas são utilizadas no MASP.
Conheça as ferramentas de qualidade que são utilizadas no MASP
Brainstorming
Provavelmente você já ouviu falar sobre “Brainstorming” e até mesmo, utiliza constantemente essa palavra no seu dia a dia.
O brainstorming é uma técnica de geração de ideias em grupo, no qual os participantes são encorajados a contribuir com uma variedade de pensamentos e sugestões de forma livre e sem críticas.
O objetivo é gerar o maior número de ideais possíveis, sendo utilizado principalmente na identificação do problema e na elaboração de um plano de ação.
Porém, para executá-lo com a sua equipe, é necessário seguir algumas normas, que muitas vezes são ignoradas pelos líderes. São elas:
- Não criticar as ideias;
- Não avaliar as ideias;
- Só encerrar quando não existem mais ideias novas.
Já presenciei situações em consultorias, onde o comando e controle são muito fortes na cultura da organização, críticas em torno de ideias apresentadas pelos funcionários.
Durante o brainstorming, é importante levar em consideração todas as ideias que são comunicadas.
Isso porque, inicialmente, tendemos a rejeitar certas opiniões que aparentemente não se alinham com os objetivos da empresa.
No entanto, após uma pausa para reflexão, é possível perceber que, na verdade, elas podem ser valiosamente aproveitadas.
Outra razão para isso não ser feito na frente de todos os participantes, está nas consequências geradas para a pessoa que recebeu a crítica, que podem ser irreparáveis.
Ao escutar a crítica na frente de todos os seus colegas, há uma grande chance desse colaborador não sentir-se mais confortável em compartilhar novas ideias e pensamentos.
Isso não apenas limita o desenvolvimento do próprio colaborador dentro da empresa, como também reduz as chances de crescimento do negócio.
Método dos 5 Porquês
O Método dos 5 Porquês é uma técnica de análise usada para identificar as causas subjacentes de um problema ou falha.
Consiste em fazer uma série de perguntas relacionadas aos “porquês?”, até chegar à causa fundamental do problema.
A causa fundamental nada mais é do que a ORIGEM do problema e deve ser eliminada para que seja possível encontrar a melhor solução.
Embora seja comum repetir diversas perguntas pelo menos 5 vezes, o número exato pode variar conforme a necessidade.
A ideia é buscar além dos sintomas óbvios e descobrir as relações causais subjacentes, o que ajuda a implementar soluções mais eficazes e prevenir recorrências do problema no futuro.
É uma prática muito utilizada principalmente na solução de anomalias, com a finalidade de descobrir a sua principal causa.
Normalmente, perguntamos os porquês da anomalia e ao final do quinto questionamento, provavelmente teremos a causa fundamental.
Confira o exemplo abaixo:
No exemplo acima, a causa fundamental foi encontrada na quinta pergunta, tornando a busca pela solução mais facilitada e otimizada.
Método G.U.T
Com frequência, ouço o seguinte questionamento: “Caso existam várias anomalias, qual devo solucionar primeiro?”
O Método G.U.T utiliza três aspectos para definir prioridades dentro das empresas: “gravidade”, “urgência” e “tendência” dos problemas.
Confira a tabela abaixo para compreender melhor:
Algumas sugestões que costumo oferecer na utilização do Método G.U.T, são:
- Listagem dos itens: liste todas as tarefas, problemas ou projetos que precisam ser avaliados e priorizados.
- Atribuição de Pontuações: atribua uma pontuação de 1 a 5 para cada critério (G, U, T) para cada item. Uma pontuação maior indica maior gravidade, urgência ou tendência negativa. Por exemplo, uma tarefa com alta gravidade, urgência imediata e tendência negativa receberia pontuações altas nos três critérios.
- Cálculo do Índice GUT: para cada item, multiplique as pontuações de gravidade, urgência e tendência para calcular o índice GUT. Índice GUT = G x U x T.
- Ordenação: estabeleça os itens com base nos índices GUT calculados, do maior para o menor. Os itens com índices GUT mais altos serão os mais prioritários.
- Ação: comece a trabalhar nas tarefas, problemas ou projetos de acordo com a ordem priorizada.
É importante lembrar que o método GUT é uma ferramenta de priorização, mas não é a única consideração a ser feita ao decidir o que abordar primeiro.
Dependendo do contexto e dos objetivos da organização, outros fatores também devem ser levados em conta, como recursos disponíveis, alinhamento estratégico e viabilidade.
Gráfico de Pareto
O Gráfico de Pareto é uma ferramenta visual de barras decrescente que estabelece a forma de distribuição de perdas, sendo muito utilizado para priorizar os efeitos ou as causas.
Pareto foi um cientista italiano que desenvolveu a famosa “Regra 80/20”, que sugere que “80% dos problemas são relativos a 20% das causas”.
A tabela abaixo é um guia de como seguir este método:
Existe um passo a passo para construir a elaboração desse gráfico:
- Elabore uma folha de verificação;
- Ordene os itens em ordem crescente de quantidade. O itens “outros” deve focar na última linha, qualquer que seja sua grandeza;
- Trace os eixos verticais (escala 0% a 100%) e horizontais (realize a divisão entre este eixo em um número de intervalos igual ao número de itens da classificação);
- Construa o diagrama de barras;
- Anote as informações necessárias (Diagrama: títulos, quantidades significativas; unidades, nome do elaborador. Dados: período, assunto, local de levantamento, quantidade e total de dados).
Com o Gráfico de Pareto, é possível observar os tipos de problema e a quantificação de cada um, o que permite que as equipes possam definir prioridades e concentrar-se nas áreas mais críticas da empresa.
Diagrama Causa e Efeito
O Diagrama Causa e Efeito, ou “Espinha de Peixe”, como também é conhecido, representa uma forma ordenada sobre a visualização entre o efeito e suas diversas causas.
A sua principal finalidade é permitir a visualização organizada das possíveis causas de um problema.
Para obter resultados significativos com o diagrama, sempre indico em minhas consultorias seguir os seguintes passos:
- Determine o problema que será analisado;
- Defina as causas primárias que afetam o problema;
- Determine as causas secundárias que afetam o problema;
- Determine as causas terciárias que afetam o problema;
- Escolha as causas mais prováveis, sendo necessário analisá-las cuidadosamente;
- Registre outras informações.
A sua estrutura se assemelha a uma espinha de peixe, na qual o “espinha dorsal” representa o problema principal e as “espinhas” que se ramificam são as diferentes categorias de causas que podem contribuir para o surgimento do problema.
De acordo com a imagem abaixo, é possível visualizar possíveis causas, que podem ter relação com os materiais, mão de obra, método, medida, meio ambiente ou máquinas.
Para utilizar esse método de forma eficiente, assinale no diagrama as causas que parecem ter forte relação com o problema.
5W2H
A ferramenta 5W2H é um método simples e eficaz usado para planejar e executar projetos, tarefas ou ações de maneira organizada e estruturada.
Essa ferramenta leva em consideração sete perguntas fundamentais, cada uma representada por uma letra ou número: 5W (What, Why, Where, When, Who) e 2H (How, How much).
Cada uma dessas questões aborda um aspecto específico da tarefa ou projeto, ajudando a definir o plano de ação de maneira completa e clara.
Aqui está uma explicação detalhada de cada elemento do 5W2H:
- What (O quê?): Essa pergunta busca esclarecer qual é o objetivo ou tarefa a ser realizada. É importante definir com precisão o que precisa ser feito para evitar ambiguidades ou confusões.
- Why (Por quê?): Entender o motivo ou a justificativa por trás da tarefa é fundamental. Isso ajuda a alinhar a equipe com os objetivos e a importância da ação, bem como a avaliar a relevância dela para os objetivos gerais.
- Where (Onde?): Determinar o local onde a tarefa será executada. Dependendo da natureza da tarefa, o local pode variar, e essa definição ajuda a evitar confusões sobre onde a ação deve ocorrer.
- When (Quando?): Estabelecer um cronograma ou prazo para a conclusão da tarefa. Definir um prazo ajuda a manter o projeto em andamento e evita a procrastinação.
- Who (Quem?): Identificar as pessoas ou a equipe responsáveis por executar a tarefa. Esclarecer as responsabilidades individuais ou em grupo é fundamental para garantir que todas as partes envolvidas saibam o que é esperado delas.
- How (Como?): Especificar os métodos, estratégias e abordagens que serão utilizados para realizar a tarefa. Descrever o processo necessário para alcançar o objetivo ajuda a garantir consistência e eficácia na execução.
- How much (Quanto?): Esta pergunta se refere a recursos financeiros, materiais ou outras quantidades relevantes. Ela ajuda a determinar os recursos necessários para realizar a tarefa, permitindo um planejamento orçamentário adequado.
Caso a resolução de problemas seja um problema na sua empresa e você deseje ter ajuda especializada para implementar a mentalidade Lean, entre em contato comigo.
